Die Herausforderung
Die von den Finanzämtern gewährten Erleichterungen zu Anforderungen an das Kassensystem laufen zum 31.12.2016 endgültig aus. Eine Registrierkasse muss dann zwingend sämtliche Umsätze digital aufzeichnen. Diese Umsätze müssen
- elektronisch
Ausdrucke sind nur in Ausnahmefällen zulässig - unverdichtet
digital, in unkomprimierter Form - unveränderbar
weder Sie noch jemand anderes darf die Daten verändern können - über den Aufbewahrungszeitraum jederzeit lesbar
auch in 10 Jahren müssen Ihre Daten schnell und sicher jederzeit zugänglich sein
archiviert werden.
Vergl. BMF Schreiben vom 14.11.2014 sowie GoBD.
Aktueller Stand
Bis zum 31.12.2016 druckt jeder Unternehmer mit einer Registrierkasse am Tagesende den bekannten Z-Bon aus. Der Z-Bon muss innerhalb des Kassenbuchs aufbewahrt werden. Jeder Unternehmer kennt dieses Verfahren und nutzt es. Die meisten in den letzten Jahren verkauften Registrierkassen können die Umsätze auch digital ablegen. Die Kassen nutzen dazu in der Regel eine SD-Karte, wie sie jeder aus Digitalkameras und Smartphones kennt.
Zum 1.1.2017 wird der ausgedruckte Z-Bon wertlos. Die Finanzämter erkennen nicht-digitale Kassenabrechnungen ab dem 1.1.2017 nicht mehr an. Was bedeutet das für Sie als Unternehmer? Nicht vorhandene digitale, unverdichtete, unveränderbare und jederzeit lesbare Kassendaten sind nicht ordnungsgemäß und werden daher vom Prüfer regelmäßig zu Umsatzschätzungen führen. Umsatzschätzungen führen direkt zu Umsatzsteuernachzahlungen und über die Gewinnerhöhung in aller Regel zu Einkommen- und Gewerbesteuernachzahlungen.
Wer prüft das oder ist dafür Verantwortlich? Ausschließlich der Unternehmer, nicht der Steuerberater (GoBD; Rz. 21 Quelle Datev).
Wie kann ich mich als Unternehmer daran halten?
Prüfen Sie Ihren Stand anhand folgender Checkliste:
- Wie bewahren Sie Ihre digitalen Rechnungen auf (z.B. Telefonrechnungen)? Ausgedruckt?
- Versenden Sie geschäftliche E-Mails ohne elektronische Signaturen?
- Konvertieren Sie eingegangene Daten (z.B. Rechnungs- E-Mails) in ein anderes Format (z.B. PDF)?
- Bewahren Sie Ihre geschäftsrelevanten Dokumente in Ihrem Dateisystem (Festplatte, USB-Stick, Server oder auf CD/DVDs) auf?
- Sie löschen alte E-Mails oder „archivieren“ diese auf Ihrer Festplatte?
- Sie löschen alte geschäftsrelevante Daten, wenn Sie sie nicht mehr benötigen?
- Sie finden manchmal ältere E-Mails über die Suchfunktion in Ihrem Mail Programm nicht wieder, obwohl Sie sicher sind, dass die E-Mails da sind. Erst das manuelle langwierige Durchsuchen der E-Mails führt zum Erfolg und hat schon viele Stunden wertvoller Arbeitszeit gekostet?
- Ihr E-Mail Programm hat bereits in der Vergangenheit einmal Fehler gemeldet und musste Ihren E-Mail Bestand „reparieren“?
- Sie hatten schon einmal eine defekte Festplatte und dabei einige Ihrer Daten verloren?
So funktioniert es
Haben Sie eine der Fragen mit „Ja“ beantwortet? Wollen Sie Konsequenzen wie: Steuernachzahlung, Ordnungswidrigkeitsverfahren, Bußgelder oder den Entzug von Konzessionen oder Approbationen vermeiden? Dann bieten wir Ihnen die passende Lösung an. Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite, ganz gleich, ob Sie ein „Einzelkämpfer“ oder Unternehmer mit einer Filialstruktur sind. Wir bieten passende Lösungen für jede Unternehmensgröße an. Sie müssen dazu Ihre Arbeitsabläufe praktisch so gut wie nicht ändern. Sie oder Ihre Angestellten müssen keine nennenswerten neuen Prozesse erlernen.
Mit Rechts- und Steuerexperten gemeinsam haben wir ein Archivierungskonzept entwickelt, welches allen geforderten Anforderungen und darüber hinaus entspricht.
Kontaktieren Sie uns, wenn Sie ab 2017 den gesetzlichen Anforderungen zur ordnungsgemäßen Kassenführung entsprechen müssen.
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