Generell
Archivierung der E-Mails spart Ressourcen auf Ihrem Exchange oder IMAP Server. Ihr produktiver E-Mailserver bleibt schnell. Trotzdem müssen Sie auf keine E-Mail verzichten. Im Gegenteil, Sie können auf Ihre archivierten E-Mails sogar von überall aus zugreifen: z.B. von jedem Browser, jedem Mobilgerät oder direkt aus Ihrem Outlook.
Revisionssicherheit
Revisionssicher wird eine E-Mailarchivierung erst, wenn Sie bestimmten gesetzlichen Vorgaben genügt. Als Unternehmer sind Sie nach § 238 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB) zur Archivierung jeglicher Email verpflichtet, die „der Vorbereitung, den Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts dienen“ (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) . Die Aufbewahrungsfrist beträgt nicht weniger als sechs Jahre.
Aufbewahrungspflicht
§ 147 Abgabenordnung (AO) geht bezüglich der Aufbewahrungspflicht sogar noch weiter. Zum Einen sind elektronisch übersandte Dokumente sogar zehn Jahre aufzubewahren. Zum Anderen genügt das Ausdrucken oder Archivieren als PDF Dokument entgegen der vorherrschenden Meinung nicht aus. Für die digitale Betriebsprüfung (GDPdU) müssen Sie Dokumente in genau der Form archivieren und lesbar zur Verfügung stellen, wie Sie sie bekommen haben.
[Quelle: http://www.it-recht-kanzlei.de/rechtliche-vorgaben-e-mail-archivierung.html]
Welche Konsequenzen drohen aus fehlender Archivierung?
- § 162 AO : Steuerliche Konsequenzen, wie Strafzahlungen an das Finanzamt
- § 283 StGB : z.B. eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren bei Verletzung der Buchführungspflicht
- § 280ff. BGB und § 241 Abs. 2 BGB : Schadensersatzansprüche
[Quelle: Mailstore – Leitfaden Rechtssicherheit Deutschland]
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Nutzung der E-Mail als Beweis
Der Einsatz einer E-Mail-Archivierung bietet auch den Vorteil, dass die Nutzung von E-Mails als Beweis im Fall von gerichtlichen Auseinandersetzungen unterstützt wird. Zwar hat die Standard-E-Mail nach wie vor nicht den gleichen Beweiswert wie eine analoge „Urkunde“ oder Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur, sie wird aber regelmäßig in Verfahren zugelassen und gewürdigt. Eine vollständige und manipulationssichere Archivierung verschafft eine optimale Ausgangsposition in solchen Fällen.
Gesetzliche Anforderungen erfüllen
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
Vollständiger Schutz vor Datenverlusten
E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mit Hilfe von MailStore Server können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.
IT-Kosten reduzieren
Überlastete Server, steigende Storage-Kosten sowie aufwändige Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. MailStore Server reduziert diese Kosten nachhaltig. Zudem werden finanzielle Risiken abgefangen, die aus Datenverlusten oder rechtlichen Konflikten entstehen können.
Schnelle Suche für alle Anwender steigert die
Produktivität
E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. MailStore Server ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität im Unternehmen.
E-Mail-Server entlasten
E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert aus den Postfächern des E-Mail-Servers gelöscht werden. Auf diese Weise wird die Last auf dem Server auf einem gleichbleibend niedrigen Niveau gehalten. Methoden wie die Auslagerung von EMails in PST-Dateien werden überflüssig.
Kontrolle über PST-Dateien
PST-Dateien sind fehleranfällig, nur schwer zu sichern und aufwändig zu verwalten. Die Archivierung der PST-Dateien mit MailStore Server löst diese Probleme auf einfache Weise.
One-Click-Restore für alle Anwender
Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Die aufwändige Wiederherstellung von Datensicherungen durch den Administrator entfällt völlig.
Abschaffung von Postfachbegrenzungen
Postfachbegrenzungen als Instrument zur Begrenzung des Speicherverbrauchs eines E-Mail-Servers werden durch die E-Mail-Archivierung vollständig überflüssig gemacht. Anwender werden nicht weiter gezwungen, ständig „weniger wichtige“ E-Mails zeitaufwändig zu löschen oder auszulagern.
Backup und Wiederherstellung des E-Mail-
Servers vereinfachen
Durch die Reduzierung der Datenlast auf dem E-Mail-Server kann dieser wesentlich einfacher bzw. schneller gesichert und im Schadensfall auch schneller wiederhergestellt werden.
Verteilte E-Mails zusammenführen
Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail-Server, Anwender-Rechner oder externe Service Provider. Mit Hilfe von MailStore Server können alle E-Mails im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden.
Durchgehende Verfügbarkeit aller E-Mails im
Schadensfall
Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-Servern ist die Zeit, die für die Wiederherstellung der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser Ausfallzeit, oft Stunden oder Tage, stehen dem Unternehmen und den Mitarbeitern geschäftskritische Informationen nicht zur Verfügung. Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder beim Datenverlust bleiben alle E-Mails für alle Anwender im Unternehmen über das E-Mail-Archiv zugreifbar. Geschäftsaktivitäten können ohne Unterbrechung fortgeführt werden.
Vermeiden Sie Komplexität und hohe Kosten
Mit ManagedArchiveService können Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt „Einführung einer E-Mail-Archivierungslösung“ auf ein Minimum reduzieren.
Wir begleiten Sie fachmännisch und Schritt für Schritt durch einen kurzen Einrichtungsprozess und übernehmen fortan für Sie den Betrieb des Archivs als Managed Service.
- Monatliche und nutzungsabhängige Kosten statt hoher Investitionskosten
- Sie müssen weder Hardware anschaffen nochzusätzliche Software lizenzieren
- Wir planen die Lösung individuell nach Ihren Anforderungen
- Wir übernehmen den Betrieb und die Wartung der Lösung
- Wir stellen sicher, dass auch bei steigendem E-Mail-Volumen die notwendigen Server- und Storage-Ressourcen bereitstehen